○都農町教育委員会文書取扱規程
昭和46年4月1日
教委規程第1号
目次
第1章 総則(第1条―第11条)
第2章 事務局
第1節 文書の処理(第12条―第25条)
第2節 文書の整理、編さん及び保存(第26条―第29条)
第3章 教育機関(第30条)
第4章 町長の権限に属する事務の補助執行(第31条)
第5章 雑則(第32条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、文書の取扱いに関し必要な事項を定め、事務の能率的運営を図ることを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第2条 すべての文書は、ていねいに取り扱い、その処理は確実かつ速やかに行い、常に処理経過を明らかにし、事務能率の向上に努めなければならない。
(所属長の職務)
第3条 教育委員会事務局(以下「事務局」という。)の課長及び学校その他の教育機関(以下「教育機関」という。)の長は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、随時、文書の処理状況を調査して、文書事務が確実かつ速やかに処理されるよう心がけなければならない。
(文書取扱主任等の設置)
第4条 事務局及び教育機関に文書取扱主任及び文書取扱担当者を置く。
2 文書取扱主任は、事務局にあっては総務を担当する係の係長をもって充て、教育機関にあっては庶務を担当する職員のうちから、当該教育機関の長が指名する。
3 文書取扱担当者は、所属長が指名する。
(文書取扱主任等の職務)
第5条 文書取扱主任は、上司の命を受けて次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書及び物品(以下「文書等」という。)の収受及び配付に関すること。
(2) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(3) 文書の整理に関すること。
(4) 完結文書の引継ぎに関すること。
2 文書取扱担当者は、文書取扱主任の事務を補助する。
(禁止事項)
第6条 文書は、所属長の許可を受けないで他人に閲覧させ、又は謄写させてはならない。
(文書の種類)
第7条 文書は、令達文書と一般文書に分ける。
2 令達文書は、次のとおりとする。
(1) 規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)に基づき教育委員会が制定するもの
(2) 告示 法令又は条例等に基づいてなす指定、決定等の処分で一般に周知を要するもののうち特に重要なもので公示するもの
(3) 訓令
ア 訓令甲 事務局、教育機関又は所属職員に対し、職務上発する命令で公示するもの
イ 訓令乙 事務局、教育機関又は所属職員に対し、職務上発する命令で公示しないもの
(4) 達 特定の個人又は団体に対して指示命令するもの
(5) 指令 特定の個人又は団体からの申請、願出等に対して処分又は命令するもの
3 一般文書は、令達文書以外の文書とする。
(文書の記号及び番号)
第8条 文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でないと認められる文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。
(1) 規則、告示、訓令甲、訓令乙及び達 それぞれ「規則」、「告示」「訓令甲」「訓令乙」及び「タツ」の文字の次に令達番号簿により、その種類ごとに一連番号を付ける。この場合において、規則、告示、訓令甲及び訓令乙にあっては、さらに、それぞれ「規則」「告示」「訓令甲」及び「訓令乙」の文字の上に都農町教育委員会と記載する。
(2) 指令 「シレイ」の文字の次に、別に定める教育委員会又は教育機関の記号を付け、さらに、収受された関係文書に次号の規定により付した番号を付ける。
(3) 一般文書 別に定める教育委員会又は教育機関の記号と文書件名簿による一連番号を付ける。ただし、同一の事実に係るものは、その事実が完結するまで同じ番号を用いるものとする。この場合において、その事案の完結が年度をまたがるときは、記号の前に最初に番号を起こした時の属する会計年度の数字を記載しなければならない。
2 達、指令及び一般文書で同一事案に係るものは、前項の規定にかかわらず、枝番名簿による番号によって処理することができる。
3 文書番号は、規則、告示、訓令甲及び訓令乙にあっては暦年による一連番号とし、その他の文書にあっては会計年度による一連番号とする。
(発信者名)
第9条 事務局における文書の発信者名は、事案により教育委員会名、教育委員会委員長名又は教育長名を用いるものとする。
2 教育機関における文書の発信者は、教育機関の長名又は教育機関名を用いるものとする。
(発送文書の日付)
第10条 発送文書の日付は、発送の日を用いなければならない。ただし、特別の理由があるときは、発送の日と異なる日付を用いることができる。この場合においては、その年月日を起案用紙等に記載しなければならない。
(公印及び契印)
第11条 発送する文書は、公印を押し、決裁を終わった起案文書(以下「原議」という。)にかけて契印を押さなければならない。ただし、一般文書で印刷又は謄写したもののうち軽易なものは、公印又は契印を省略することができる。
第2章 事務局
第1節 文書の処理
(配布文書の処理)
第12条 収受した文書は、文書取扱主任において次により処理しなければならない。
(1) 照復を要する文書(親展文書を除く。)は、収受印を押し、文書件名簿に記載し、当該文書に文書番号を記入の上、閲覧印を押し、課長の閲覧を受け、直ちに教育長の閲覧に供しなければならない。
(2) 照復を要しない文書(親展文書を除く。)は、収受印及び閲覧印を押し、課長の閲覧を受け、直ちに教育長の閲覧に供しなければならない。
2 教育長又は課長が自ら処理する必要があると認めたもの以外の文書にあっては、課長において閲覧後主務係長にわたし、処理方針を示して処理させるものとする。この場合において、例規(条例及び教育委員会規則をいう。以下同じ。)となる文書については、その欄外に「例規」と朱書しなければならない。
3 前項の規定により配布を受けた文書は、主務係長において、閲覧後主務者に渡し、速やかに起案又は供覧その他必要な処置をとらせなければならない。
(起案)
第13条 起案に当たっては、次によらなければならない。
(1) 起案用紙を用いること。
(2) 漢字、かなづかい及び送りがなは、次に掲げるものによること。ただし、地名その他の固有名詞及び専門用語については、この限りでない。
ア 常用漢字表
イ 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
ウ ローマ字のつづり方(昭和29年内閣告示第1号)
エ 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
オ 公用文における漢字使用等について(昭和56年10月1日事務次官等会議申合せ)
カ 法令における漢字使用等について(昭和56年10月1日内閣法制局総発第141号)
キ 法令における拗音及び促音に用いる「や・ゆ・よ・つ」の表記について(昭和63年7月20日内閣法制局総発第125号)
ク 「公用文における漢字使用等について」の具体的な取扱い方針について(昭和56年10月1日内閣閣第150号)
ケ 「異字同訓」の漢字の用法(昭和47年6月28日国語審議会漢字部会)
コ 常用漢字表の実施により新たに追加された95字の音訓及び語例一覧
サ 人名用漢字一覧
(3) 文案は、平易な言葉で、簡明かつ正確に表現すること。
(4) 定例又は内容のわかりやすい文書を除き、起案の理由を記載し、関係法規その他参考となるべき事項を付記又は添付すること。
(5) 電報等はできるだけ簡明を旨とし、照符号を使用し得るときは、略符号を用いる。条文にふりがなを付し、かつ、余白に定数を記載すること。
(1) 軽易な照会又は回答、未報告及び未回答の督促等 往復用紙を用いる。
(2) 常例文書 一定の用紙を用いる。
(3) 定例又は軽易な事項 その文書の余白又は付せん若しくは一定の帳票を用いる。
(文書の左横書き)
第14条 文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他官公署が様式を縦書きと定めたもの
(3) 祝辞、賞状、表彰状その他これらに類するもの
(4) その他特に縦書きを適当と認めるもの
(供覧)
第15条 閲覧に供すべき文書は、その上部余白に「供覧」と朱書し、関係者の閲覧に供しなければならない。
(1) 教育委員会の会議に付議するもの 委員会付議
(2) 例規となるもの 例規
(3) 秘密に属するもの 秘
(4) 重要なもの 重要
(5) 急を要するもの 至急
(6) 公示するもの 公示
(7) 電報をもって発送するもの 普通電報、至急電報
(8) 小包をもって発送するもの 小包
(9) 郵便の特殊取扱いをするもの 書留、速達、配達証明等
(10) 電話又は口頭をもって連絡するもの 電話(口頭)連絡
(回議及び決裁)
第17条 起案文書は、決裁規程等の定めるところに従い、上司の決裁を受けなければならない。
2 前項の回議の順序は、係員、係長、文書取扱主任、課長を経て教育長の順とする。
(緊急処分)
第18条 緊急な事件で、正規の手続により起案する余裕のないときは、上司の指揮を受けて便宜処理することができる。ただし、この場合は処理後、直ちに正規の手続をしなければならない。
(会議)
第19条 起案の内容が、町長部局等に関係を有する場合は、教育長の回議又は決裁を経て合議しなければならない。
(後閲)
第20条 上司の不在により代決処理した起案文書のうち後閲に付すべきものは、「後閲」と記載し、その上司が登庁後直ちに供覧しなければならない。
(訂正個所の認印)
第21条 起案文書の記載事項のうち金額その他重要な事項を訂正したときは、訂正者は訂正個所に認印しなければならない。
(決裁印)
第22条 原議には、決裁者の決裁印を押さなければならない。
(電話口頭等による処理)
第23条 事務は文書をもって処理することを原則とし、重要事項に関し電話又は口頭を用いたときは、直ちに文書をもって処理しなければならない。
2 電話又は口頭により照会、回答、連絡等があった重要事項については、その要旨を一般文書に準じて処理しなければならない。
(文書の施行)
第24条 決裁を受けた文書は、速やかに施行しなければならない。
(発送手続)
第25条 文書を発送しようとするときは、次に掲げる手続をして、封入の上送付するものとする。
(1) 収受文書に基づいて起案した文書にあっては、当該収受文書を記載した文書件名簿の処理経過欄に所要事項を記入し、原議に施行印及び発送責任者の印を押すこと。
(2) 収受文書に基づかず、自らの起案により発送する文書にあっては、文書件名簿に記載し、原議に施行印及び発送責任者の印を押すこと。
第2節 文書の整理、編さん及び保存
(文書の整理)
第26条 文書は、常に整理し、その所在個所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の編集及び製本)
第27条 完結した文書は、種類、年度及び都農町文書管理規程(平成7年都農町規程第1号)第45条に定める保存期間区分標準の区別ごとに編集し、かつ、製本しなければならない。ただし、保存年限3年未満のものの製本については、この限りでない。
2 前項に規定する文書の製本は、次の要領によるものとする。
(1) 表紙に名称、年度、保存年限及び主管係名を記載すること。
(2) 目次を付けること。
(3) 厚さは、5センチメートルを標準とすること。
(完結文書の保存)
第28条 前条の規定により編集した文書は、保存文書台帳に記載した上、分類して保存しなければならない。
(保存文書の廃棄)
第29条 文書保存年限の経過した保存文書は、教育長の決裁を経て廃棄するものとし、保存文書台帳にその旨記入しなければならない。
第3章 教育機関
(教育機関における文書等の取扱い)
第30条 教育機関における文書等の取扱いについては、事務局に準じて処理するものとする。これにより難いものについては、教育機関の長が別に定める。
第4章 町長の権限に属する事務の補助執行
(補助執行事務の取扱い)
第31条 町長の権限に属する補助執行事務取扱等については、都農町文書管理規程に基づいて、文書事務の取扱いをしなければならない。
第5章 雑則
附則
この規程は、昭和46年4月1日から施行する。
附則(平成7年教委規程第2号)
この規程は、平成7年4月1日から施行する。