○都農町文書管理規程

平成7年3月27日

規程第1号

都農町文書取扱規程(昭和38年都農町規程第1号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第12条)

第2章 文書の収受及び配付(第13条・第14条)

第3章 立案及び回議(第15条―第33条)

第4章 文書の浄書及び発送(第34条―第39条)

第5章 文書の保管(第40条―第43条)

第6章 文書の保存(第44条―第54条)

第7章 雑則(第55条―第57条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑適正な実施を図ることを目的とする。

(文書取扱いの基本)

第2条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(文書管理の全般的総括)

第3条 この規程に定める文書管理を中心とする事務の合理化の全般的総括及び推進については、総務課消防交通文書係(以下「文書係」という。)が中心となり各課及び室(以下「課等」という。)の協力の下にこれを行う。

(課長等の職務)

第4条 各課長及び室長(以下「課長等」という。)は、常にその課等における文書事務が円滑適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

(総務課長の職務)

第5条 総務課長は、この規程に基づいて確実かつ速やかに文書事務の処理が行われるよう常にその指導、改善に努めなければならない。

(文書取扱者)

第6条 課等の文書事務を適正かつ迅速に行うため、文書取扱責任者及び文書取扱担当者を置く。

2 文書取扱責任者は、課長補佐とし、又は課長補佐を置かない課等にあっては、課長等が指名する。

3 文書取扱担当者は、各課等の職員のうちから当該課等の課長等が指名する。

4 課長等は、指名した文書取扱責任者及び文書取扱担当者を総務課長に報告するものとする。

(文書取扱者の職務)

第7条 文書取扱責任者は、上司の命を受け次に掲げる事務に従事する。

(1) 保管文書、保存文書の持出し及び貸出しに関すること。

(2) 文書の整理、保管及び保存、廃棄並びに引継ぎに関すること。

2 文書取扱担当者は、文書取扱責任者の指示を受け、次に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書処理件名簿(様式第1号)の記載及び整理に関すること。

(文書の種類)

第8条 文書は、令達文書と一般文書に分ける。

2 令達文書は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき議会の議決を経て制定するもの

(2) 規則 法第15条の規定に基づき町長が制定するもの

(3) 告示 法令に基づいて行う指定、決定等の処分で一般に周知を要するもののうち特に重要なもので公示するもの

(4) 公告 告示として公示するもののほか、一定の事実を一般に周知するもの

(5) 訓令 役場内所属公署の長に対して指揮命令するもの

(6) 内訓 訓令で秘密のもの

(7) 達 特定の個人又は団体に対して指示命令するもの

(8) 指令 特定の個人又は団体からの申請その他の要求に対して処分又は命令するもの

3 一般文書は、令達文書以外の文書とする。

(令達文書番号)

第9条 令達文書(指令を除く。)には、それぞれ「条例」、「規則」、「告示」、「公告」、「訓令」、「内訓」、「達」の記号を年間を通じて各記号ごとに総務課備付けの告示件名簿(様式第2号)に記載する。この場合において、条例、規則及び告示にあっては、さらに「条例」、「規則」及び「告示」の記号の上に町名を記載する。

(一般文書収発番号)

第10条 一般文書は、課等の備付けの文書処理件名簿により会計年度ごとに一連の収発番号を記載する。ただし、同一事案に属する往復文書は、課長等において特に必要と認めたものを除き、完結するまで同一番号を用いる。

2 収受文書に基づかず、自らの起案によって発送する文書は、前項の文書収発番号の前に主管課等の文書記号(別表第1)を記載しなければならない。

3 軽易な文書のうち収受文書にあっては、受付印(様式第3号)だけを押し文書番号を省略し、発送文書にあっては、文書番号を省略して号外とすることができる。

(発送文書の日付)

第11条 発送文書の日付は、発送の日を用いらなければならない。ただし、特別の理由があるときは、発送年月日と異なる日付を用いることができる。

(禁止事項)

第12条 文書は、上司の許可を受けなければ他人に示し、若しくは内容を告げ、貸し出し、閲覧させ、又は謄写させてはならない。

第2章 文書の収受及び配付

(文書の収受)

第13条 執務時間中に到着した文書は、すべて文書係において収受する。

2 勤務時間外、週休日及び休日に到着した文書の収受については、都農町職員服務規程(平成6年都農町規程第6号)の定めるところによる。

3 課等において直接収受した文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに文書係に回付しなければならない。

4 料金不足の郵便等に係る文書は、公務に関するものと認めるものはその未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

(収受した文書の分類等)

第14条 収受した文書は、親展又は秘密の取扱いを要する旨の指定のあるもの(以下「秘密文書」という。)を除き開封して、物品(請求書、領収証、定期刊行物、送り状)その他軽易な文書以外は、当該文書の余白に受付印並びに供覧印(様式第4号)を押し、主管課等に配布する前に町長に回付しなければならない。

2 秘密文書は、消防交通文書係長(以下「文書係長」という。)の指示に従い開封し前項の規定により処理し、文書の余白に秘密文書の表示をした上で再び文書を封筒に入れ、他見に触れないように処理しなければならない。

3 秘密文書のうち親展と記載された文書は、未開封のまま当該あて人へ回送しなければならない。

4 書留類は、特殊文書受付簿(様式第5号)に記載して受信者に配付し、受領印を徴しなければならない。ただし、町長又は町役場あてのものは開封し、金券、現金有価証券類(以下「金券」という。)は、次項により処理するとともに、取扱者印を徴しなければならない。

5 金券は、文書と分離し金券受払簿(様式第6号)に記載し、副町長に送付する。ただし、手数料、証明料、返信料として添付された金券類は主管課等に送付する。

6 電信は、略符号のものは訳文を添え他の文書に優先して直ちに主管課等の課長等又は受信者に配付しなければならない。

7 物品類(官報、県公報、例規類及び小荷物、小包等)は、主管課等の課長等又は受信者に配付しなければならない。

8 複数の課等に関係のある文書は、最も関係の深いと認められる課等に配付しなければならない。

第3章 立案及び回議

(処理方針)

第15条 文書の処理は、すべて課長等が中心となり文書取扱者において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の処理)

第16条 課等の文書取扱者は、文書の配付を受けたときは、整理を要する文書については、1件ごとに文書処理件名簿に受付年月日、収受番号、文書分類番号、件名、発信人その他必要事項を記載して、課長等に差し出さなければならない。ただし、軽易文書は、直ちに主務係長を経て事務担当者へ配付することができる。

2 課長等は、前項の文書を受け取ったときは課長補佐、主務係長を経て事務担当者に処理させなければならない。

3 課長等において必要と認める重要又は異例の文書については、前項の処理に先立って町長及び副町長にその指示を受けなければならない。

4 第1項及び第2項の規定により処理を命ぜられた文書は、事務担当者において速やかに起案又は供覧その他必要な処理を講じなければならない。

5 配付を受けた文書で他の課等に関係のある文書は、処理に先立って関係課等とその処理について協議しなければならない。

(起案)

第17条 すべての事案の処理は文書による。ただし、町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ町長の処理方針を確認の上起案しなければならない。

2 文書の起案は、決裁伺書(様式第7号)によって行う。ただし、定例のもので軽易な文書で処理案を当該文書に記載してできるものについては、この限りでない。

3 起案は、口語体及び常用漢字並びに現代かなづかいを用い、文書は平明簡易、明瞭にしなければならない。

4 起案事項が2以上の課等に関係するものは、最も関係の深い課等で起案し関係課等と協議しなければならない。

5 起案の趣旨を説明する必要があるものは、理由、経過を記述し、参考となるべき関係法令その他関係資料を添付しなければならない。

(議案の処理方法)

第18条 議会に提案する議案の起案は、議案・条例・規則等決裁伺書(様式第8号)によって行う。

2 起案は、主管課等で起案し定例会の前月の20日までに決裁を受けるよう努めなければならない。ただし、臨時会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に総務課長を経て町長の承認を受けなければならない。

(文書の左横書き)

第19条 文書はすべて左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1) 法令の規定により、書式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めたもの

(3) 祝辞、賞状、表彰状その他これらに類するもの

(4) その他特に縦書きを適当と認めるもの

(文書の発信者名)

第20条 文書の発信者名は、法令に特別の定めのあるもののほか、町長名を用いるものとする。ただし、事案の性質及び内容により、副町長名、課長等名を用いることができる。

(文書取扱課等名の表示等)

第21条 町長名、副町長名で発信する文書には、当該文書の末尾に括弧書きで文書取扱課等名を表示するものとする。

2 施行する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書に事務担当者の係名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(決裁区分)

第22条 起案書の決裁は、都農町事務決裁規程(平成6年都農町規程第4号)に定める決裁区分による。この場合必要としない欄は斜線で消さなければならない。

(起案者の署名)

第23条 起案者は、起案年月日及び必要事項を記入の上、起案者の欄に署名押印をしなければならない。

(供覧)

第24条 閲覧に供すべき文書(以下「供覧文書」という。)と起案書は、関係者に供覧しなければならない。

(回議)

第25条 起案書又は供覧文書は、その事案に関係のある課等員、係長を経て課長等に回議しなければならない。起案書について異議がある場合は、起案者に協議し、協議が整ったときは起案者が訂正する。協議が整わないときは、異議のある者が異議の要旨を記載した異議書(様式第9号)を添付して回議する。

2 課長等は案を審査し、必要と認めるときは、訂正若しくは再起案を命じ、又は自ら訂正した上、専決事項に属するものは決裁し、その他のものは副町長を経て町長に回議しなければならない。

3 他の課等に関係のあるものは、副町長に送付するに先立って、関係課等に合議しなければならない。

4 合議を受けた関係課等において、異議があるときは速やかに主管課等と協議し、協議が整わないときは、異議のある課等において異議の要旨を記載した異議書を添付して主管課等に返付しなければならない。この場合において、主管課等は、上司の指示を受けなければならない。

(起案書の持回り)

第26条 総務課長の決裁を受けた文書は、原則として文書係において上司の決裁を受けるものとする。ただし、秘密を要するもの又は内容の説明を必要とする回議案については、主管課等の課長等又は起案者が自ら持ち回らなければならない。

(緊急処分)

第27条 緊急な事件で、正規の手続により起案する余裕のないときは、上司の指揮を受けて適宜処理することができる。ただし、この場合は処理後、直ちに正規の手続をしなければならない。

(発信を要する起案書)

第28条 決裁を受けた文書で発信を要するものは、速やかに第10条の定めるところにより文書処理件名簿に朱書にて記載しなければならない。

(収受文書の処理期限)

第29条 第16条の規定により配付を受けた文書は、原則としてその日のうちに事務担当者へ回付し、事務担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。

2 回答、報告を要する文書又は重要な文書で、指定期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して課長等の承認を得なければならない。

(未処理文書の追求)

第30条 課等の文書取扱者は、必要に応じ文書処理件名簿によって文書の処理状況を調査し、処理期限を経過した未処理文書があるときは、その処理について課長等に報告し、課長等は事務担当者に督促をしなければならない。

(決裁)

第31条 町長、副町長及び総務課長の決裁済み文書(以下「原議」という。)にあっては文書係において、決裁印(様式第10号)を押印するものとする。

2 課長等の原議にあっては、課長等が速やかに決裁年月日を記入しなければならない。

(原議の処理)

第32条 文書係は、原議を総務課備付けの主管課等の文書棚に置くものとする。ただし、第18条に規定する議案に係る原議又は規則、告示及び要綱に係る原議は、文書係で保管しなければならない。

(既決箱等)

第33条 文書を処理するため決裁権者は、既決箱及び未決箱を備えなければならない。

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書)

第34条 浄書及び校合は、課等において行うものとする。ただし、特殊な文書及び浄書技術を要するもので、総務課長が文書係及び他へ委託して浄書することが適当と認めたものは、この限りでない。

2 浄書又は校合が終わったときは、浄書者又は校合者は、原議の供覧に押印しなければならない。

(審査)

第35条 文書係長は、浄書に先立ち当該原議について決裁の有無、必要な合議の有無文書形式、用字用語の適否等を審査しなければならない。

(公印の押印)

第36条 発送する文書には、都農町公印取扱規程(昭和46年都農町規程第7号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、原議と割印しなければならない。ただし、軽易な文書及び庁用文書については、原議及び発送文書に公印及び割印を省略することができる。

(庁外文書の発送)

第37条 起案者は、庁外へ発送する文書のうち発議文書については、原議を文書取扱者へ回付し文書件名簿により発送番号の記入を受けなければならない。

2 庁外へ発送する文書は、原則として文書係において発送するものとする。ただし、課等において直接持参する必要のある文書及び総務課長が課等において取り扱うことが適当であると認めた文書は、課等において発送することができる。

(発送手続)

第38条 文書を発送しようとするときは、文書係において次により処理しなければならない。

(1) 郵便によるものは、料金後納郵便物差出票(様式第11号)により所要事項を記載し料金後納とする。この場合において、これにより発送したものについては、毎月、前月分の郵便に係る料金を課等へ通知するものとする。

(2) 電報は、電話により託送する。

(3) 使送を要する文書は、総務課備付けの郵便受箱にあて先ごとに区分して、発送時刻前までに届けなければならない。

(4) その他郵便料の支出は、文書係が行うものとする。

(文書の発送時間)

第39条 文書の発送時間は、特に緊急を要する場合を除き午後3時とする。

第5章 文書の保管

(完結文書の保管と整理)

第40条 文書は、文書分類表(別表第2)により、分類番号別発生順に整理し、必要なときにすぐ取り出せるように保管しなければならない。

2 課長等は、文書を分類整理するため、ファイル管理台帳(様式第12号)を毎年度当初に作成し、その写しを総務課長に提出しなければならない。この場合において、総務課長は、必要があると認めるときは、その修正を求めることができる。

3 完結文書は、ファイル管理台帳により、背表紙(様式第13号)を使用して年度ごとに整理し、各課等において保管するものとする。ただし、暦年により整理する必要があるものは暦年により、年度をまたがって処理される事案については年度をまたがって整理し、保管する。

(未完結文書の整理と保管)

第41条 未完結文書は、一定の個所に整理して保管し常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(保管文書の閲覧)

第42条 主管課等の課長等にその旨申し出ることにより保管中の文書(以下「保管文書」という。)を閲覧することができる。

(文書の保管期間)

第43条 文書の保管期間は、文書の処理が完結した年の翌会計年度末までとする。

第6章 文書の保存

(文書の引継ぎ)

第44条 保管期間の終了した文書(以下「保存文書」という。)は、年度区分及び分類について点検し、総務課長に引き継がなければならない。ただし、1年保存の文書を除く。

2 総務課長への文書引継は、引継(廃棄)文書目録(様式第14号)を添えて行うものとする。

第45条 文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年及び1年とする。

2 文書の保存期間は、保存期間区分標準(別表第3)により、課長等がファイル管理台帳の基準表により定めるものとする。この場合において、永年保存の文書で保存を要する期間があらかじめ確定できるものは、その期間によるものとする。

3 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

(文書保存期間の計算)

第46条 前条の保存期間の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年初めから起算する。

(保存文書の編集及び製本)

第47条 第43条の規定による保管期間を経過した文書のうち、前条に定める文書の保存期間により、なお保存を必要とする文書については、課等において次により整理編集して総務課長に引き継がなければならない。

(1) 文書の編集は、保存種類に分類し、大分類及び会計年度ごとに別冊とし、保存期間の短いもの及び処理年月日の新しいものが下位になるように編集する。

(2) 年度又は年を超えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は年の文書として区分して編集する。

(3) 相互に密接な関係がある2以上の完結文書は、1件として編集する。この場合において、保存年限を異にするものについては長期のものにより、かつ、分類項目を異にするものについては、主たる文書の分類項目により編集する。

(4) 文書の厚さは、7センチメートルを標準とする。1冊に編集できないものは適宜分冊して分冊番号をつけ、また、その厚さが3センチメートル以下のものは、類似する分類と合冊して編集することができる。

(5) 編集した文書には、背表紙及び索引目次(様式第15号)をつけて製本し、年度、文書番号、件名、保存期限の種別等、分冊したときは分冊数を記載しなければならない。

(6) 前号に規定する背表紙には、次の保存年限に応じ色分けしなければならない。

永年保存 赤色

10年保存 青色

5年保存 黄色

3年保存 白色

2 保存を必要としない文書については、文書係において主管課等の課長等と協議した上廃棄するものとする。

(保存文書登録カードの作成)

第48条 文書取扱者は、前条第1項の規定により製本した保存文書について各冊ごとに保存文書登録カード(様式第16号)(以下「カード」という。)を作成しなければならない。ただし、会計の証拠書類等総務課長がその必要がないと認めたものはこの限りでない。

2 第44条による保存文書にあってはカードを2通作成し、うち1通を添えて総務課長に引き継がなければならない。

(文書の保存場所)

第49条 文書は、書庫に保存する。

2 書庫の出入りについては文書係の指示に従わなければならない。

3 書庫は開閉を厳にし、その鍵は総務課長が保管する。

4 書庫の書棚には、保存文書の所在がわかるように常に整理し種別等を表示しておかなければならない。

(保存文書の貸出し)

第50条 主管課等は、文書係長にその旨申し出ることにより、保存文書の貸出しを受けることができる。

2 前項の規定により保存文書を貸出したときは、文書係はカードに所要事項を記載し貸出し中の文書の所在を明らかにしておかなければならない。

3 貸出しを受けた文書は、原則として5日までに返却し他に転貸してはならない。

4 貸出しを受けた文書は、いかなる理由があっても抜き取り、取り替え、又は差し入れてはならない。

(保存文書の廃棄)

第51条 課長等は、文書(第44条の規定により総務課長に引き継がれた文書を除く。)が保存年限を経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。

2 課長等は、永年保存及び10年保存の文書以外で保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、総務課長と協議して廃棄することができる。ただし、1年保存の文書については、総務課長との協議を要しない。

3 総務課長は、第44条の規定により引き継がれた文書(永年保存文書を除く。)が保存年限を経過したときは、主管課等の課長等と協議の上廃棄するものとする。

第52条 総務課長は、第44条の規定により引き継がれた文書のうち、永年保存文書については、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに、あらためて保存の可否を決定する。

2 前項の規定にかかわらず、総務課長は必要があると認めるときは、その都度引き継がれた文書の保存の可否を決定することができる。

3 総務課長は、前項の規定により保存の可否を決定しようとする場合は、あらかじめ、主管課等の課長等に協議しなければならない。

4 総務課長は、第1項及び第2項の規定により保存する必要がないと決定した文書については、廃棄の手続をすることができるものとする。この場合においては、前条の規定を準用する。

(廃棄の基準)

第53条 2以上の課等の所管に係る文書は、関係課等で協議の上最も関係の深い課等において文書の原本を保管又は保存するものとし、それ以外の課等は、当該文書の資料等について速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第54条 廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員の立会いのもとに焼却、溶融、裁断等の処置をとらなければならない。

2 前項の焼却等の利便を図るため総務課長は、毎年まとめて廃棄する日を設定する。

3 廃棄を決定した文書で、事務執行上の参考とするため必要なものは、資料として保管することができる。

第7章 雑則

(収納)

第55条 保管文書、課等において保存する保存文書、文書処理件名簿及びカードは、課等に設けられたファイリング・キャビネット又は所定の書庫に収納する。

(庁外持出しの禁止)

第56条 文書は、庁外に持出すことができない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ総務課長の許可を得たときは、この限りでない。

(帳票等の種類及び更新)

第57条 この規程により作成する帳票等は、次のとおりとし、帳票は、会計年度ごとに更新しなければならない。ただし、告示件名簿については、暦年ごとに更新するものとする。

(1) 文書処理件名簿 (様式第1号)

(2) 告示件名簿 (様式第2号)

(3) 受付印 (様式第3号)

(4) 供覧印 (様式第4号)

(5) 特殊文書受付簿 (様式第5号)

(6) 金券受払簿 (様式第6号)

(7) 決裁伺書 (様式第7号)

(8) 議案・条例・規則等決裁伺書 (様式第8号)

(9) 異議書 (様式第9号)

(10) 決裁印 (様式第10号)

(11) 料金後納郵便差出票 (様式第11号)

(12) ファイル管理台帳 (様式第12号)

(13) 背表紙 (様式第13号)

(14) 引継(廃棄)文書目録 (様式第14号)

(15) 索引目次 (様式第15号)

(16) 保存文書登録カード (様式第16号)

附 則

この規程は、平成7年4月1日から施行する。

附 則(平成12年規程第2号)

この規程は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成15年規程第1号)

この規程は、平成15年3月1日から施行する。

附 則(平成17年規程第4号)

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年規程第1号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年規程第1号)

この規程は、公表の日から施行し、改正後の都農町事務決裁規程等の規定は、平成19年4月1日から適用する。

附 則(平成20年規程第2号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成27年規程第4号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成30年規程第2号)

(施行期日)

1 この規程は、平成30年4月1日から施行する。

別表第1(第10条関係)

総務課 都総第  号

財政課 都財第  号

まちづくり課 都まち第  号

住民課 都住第  号

福祉課 都福第  号

税務課 都税第  号

産業振興課 都産振第  号

建設課 都建第  号

出納室 都出第  号

水道課 都水第  号

健康管理センター 都健第  号

国民健康保険病院 都病第  号

養護老人ホーム 都養第  号

東九州自動車道対策室 都東第  号

土地利用推進課 都土第  号

別表第2(第40条関係)

文書分類表

中分類

大分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

A共通

総括

議会

財務

服務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B総務

一般

人事

行政

福利厚生

広報公聴

組織運営

消防防災

交通安全・地域安全

自衛隊

人権・同和

公平

法令通知

 

 

 

 

 

 

C財政

一般

予算決算

町債

地方交付税

地方譲与税・交付金

財産管理

法令通達

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

D地域振興

一般

地域開発

市町村合併

沿革町史編さん

情報政策

商工一般

商業

工業

観光

統計調査

法令通達

 

 

 

 

 

 

 

E住民

一般

戸籍

住民基本台帳

外国人登録

人口動態

保健衛生

畜犬登録

公害防止

環境美化

国民健康保険

老人保健

法令通達

 

 

 

 

 

 

F福祉

一般

社会福祉

援護

身体障害

児童福祉

保育所

児童館

国民年金

介護保険

法令通達

 

 

 

 

 

 

 

 

G税務

一般

賦課

固定資産

徴収

地籍

法令通達

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

H産業振興

一般

農政

畜産

林業

水産

農業振興

国・県営事業

法令通達

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I建設

一般

建築

道路橋梁

海岸河川

災害土木

東九州自動車道

土地開発公社

区画整理

法令通達

 

 

 

 

 

 

 

 

 

J出納

一般

法令通達

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

K水道

一般

営業

管理

工務

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別表第3 保存期間区分標準(第45条関係)

(永年保存)

(1) 条例、規則及び訓令の制定及び改廃に関する文書

(2) 告示及び公告に関する文書で特に重要なもの

(3) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書で重要なもの

(4) 国県からの通達その他これに類する文書で特に重要なもの

(5) 訴願、訴訟、異議申立てに関する文書で重要なもの

(6) 財産の取得、管理又は処分に関する文書で重要なもの

(7) 契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書で特に重要なもの

(8) 許可、認可、承認等に関するもので特に重要なもの

(9) 行政の総合計画及び施策に関する文書

(10) 町の組織の設定及び改廃に関する文書

(11) 町の行政区域の設定及び改廃に関する文書

(12) 統計、調査、報告、証明等で特に重要な文書

(13) 官報、町広報

(14) 職員の任免、分限、懲戒、賞罰等に関する文書

(15) 諮問、答申及び勧告に関する文書で特に重要なもの

(16) 町議会の提出議案、報告書及び決議書

(17) 職員の任免及び賞罰に関する文書並びに履歴書

(18) 予算及び決算等の重要な財務に関する書類(財政課、出納室で所掌するもの)

(19) 叙位、叙勲、褒章、表彰の記録に関する文書で特に重要なもの

(20) 町の歴史資料となるもので特に重要な文書

(21) 前各号に掲げるもののほか、永久保存が必要と認められるもの

(10年保存)

(1) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書

(2) 告示及び公告に関するもので重要な文書

(3) 国県からの通知その他の解釈で重要な文書

(4) 審査請求その他の不服申立て及び訴訟に関する文書

(5) 財産の取得、管理又は処分に関する文書

(6) 契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書で重要なもの

(7) 許可、認可、承認等に関する文書で重要なもの

(8) 行政の重要な事業計画の実施に係る文書

(9) 町税、交付税、主要な使用料、手数料等調査、企画などの統計資料に関する書類

(10) 金銭の支払に関する証拠書類

(11) 諮問、答申及び勧告に関する文書

(12) 叙位、叙勲、褒章、表彰の記録に関する書類

(13) 前各号に掲げるもののほか、10年保存が必要と認められるもの

(5年保存)

(1) 照会、回答、依頼、協議、通知等の文書で重要なもの

(2) 許可、認可、免許、承認等に関する文書

(3) 補助金及び交付金に関する文書

(4) 監査に関する文書

(5) 文書処理件名簿

(6) 予算、決算及び出納に関する文書

(7) 陳情、要望等に関する文書

(8) 前各号に掲げるもののほか、5年保存が必要と認められるもの

(3年保存)

(1) 照会、回答、依頼、協議、通知等の文書

(2) 日誌、出勤簿、休暇処理簿、旅行命令等

(3) 前2号に掲げるもののほか、3年保存が必要と認められるもの

(1年保存)

(1) 照会、回答、依頼、協議、通知等の文書で軽易なもの

(2) 前号に掲げるもののほか、1年を超えて保存する必要がないと認められるもの

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都農町文書管理規程

平成7年3月27日 規程第1号

(平成30年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成7年3月27日 規程第1号
平成12年3月31日 規程第2号
平成15年2月24日 規程第1号
平成17年3月25日 規程第4号
平成18年1月24日 規程第1号
平成19年4月12日 規程第1号
平成20年3月24日 規程第2号
平成27年4月1日 規程第4号
平成30年3月30日 規程第2号