(目的)

第1条　この規程は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑適正な実施を図ることを目的とする。

(文書取扱いの基本)

第2条　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(文書管理の全般的総括)

第3条　この規程に定める文書管理を中心とする事務の合理化の全般的総括及び推進については、総務課消防交通文書係(以下「文書係」という。)が中心となり各課及び室(以下「課等」という。)の協力の下にこれを行う。

(課長等の職務)

第4条　各課長及び室長(以下「課長等」という。)は、常にその課等における文書事務が円滑適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

(総務課長の職務)

第5条　総務課長は、この規程に基づいて確実かつ速やかに文書事務の処理が行われるよう常にその指導、改善に努めなければならない。

(文書取扱者)

第6条　課等の文書事務を適正かつ迅速に行うため、文書取扱責任者及び文書取扱担当者を置く。

(文書取扱者の職務)

第7条　文書取扱責任者は、上司の命を受け次に掲げる事務に従事する。

(文書の種類)

第8条　文書は、令達文書と一般文書に分ける。

(令達文書番号)

第9条　令達文書(指令を除く。)には、それぞれ「条例」、「規則」、「告示」、「公告」、「訓令」、「内訓」、「達」の記号を年間を通じて各記号ごとに総務課備付けの告示件名簿(様式第2号)に記載する。この場合において、条例、規則及び告示にあっては、さらに「条例」、「規則」及び「告示」の記号の上に町名を記載する。

(一般文書収発番号)

第10条　一般文書は、課等の備付けの文書処理件名簿により会計年度ごとに一連の収発番号を記載する。ただし、同一事案に属する往復文書は、課長等において特に必要と認めたものを除き、完結するまで同一番号を用いる。

(発送文書の日付)

第11条　発送文書の日付は、発送の日を用いらなければならない。ただし、特別の理由があるときは、発送年月日と異なる日付を用いることができる。

(禁止事項)

第12条　文書は、上司の許可を受けなければ他人に示し、若しくは内容を告げ、貸し出し、閲覧させ、又は謄写させてはならない。

(文書の収受)

第13条　執務時間中に到着した文書は、すべて文書係において収受する。

(収受した文書の分類等)

第14条　収受した文書は、親展又は秘密の取扱いを要する旨の指定のあるもの(以下「秘密文書」という。)を除き開封して、物品(請求書、領収証、定期刊行物、送り状)その他軽易な文書以外は、当該文書の余白に受付印並びに供覧印(様式第4号)を押し、主管課等に配布する前に町長に回付しなければならない。

(処理方針)

第15条　文書の処理は、すべて課長等が中心となり文書取扱者において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の処理)

第16条　課等の文書取扱者は、文書の配付を受けたときは、整理を要する文書については、1件ごとに文書処理件名簿に受付年月日、収受番号、文書分類番号、件名、発信人その他必要事項を記載して、課長等に差し出さなければならない。ただし、軽易文書は、直ちに主務係長を経て事務担当者へ配付することができる。

(起案)

第17条　すべての事案の処理は文書による。ただし、町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ町長の処理方針を確認の上起案しなければならない。

(議案の処理方法)

第18条　議会に提案する議案の起案は、議案・条例・規則等決裁伺書(様式第8号)によって行う。

(文書の左横書き)

第19条　文書はすべて左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(文書の発信者名)

第20条　文書の発信者名は、法令に特別の定めのあるもののほか、町長名を用いるものとする。ただし、事案の性質及び内容により、副町長名、課長等名を用いることができる。

(文書取扱課等名の表示等)

第21条　町長名、副町長名で発信する文書には、当該文書の末尾に括弧書きで文書取扱課等名を表示するものとする。

(決裁区分)

第22条　起案書の決裁は、都農町事務決裁規程(平成6年都農町規程第4号)に定める決裁区分による。この場合必要としない欄は斜線で消さなければならない。

(起案者の署名)

第23条　起案者は、起案年月日及び必要事項を記入の上、起案者の欄に署名押印をしなければならない。

(供覧)

第24条　閲覧に供すべき文書(以下「供覧文書」という。)と起案書は、関係者に供覧しなければならない。

(回議)

第25条　起案書又は供覧文書は、その事案に関係のある課等員、係長を経て課長等に回議しなければならない。起案書について異議がある場合は、起案者に協議し、協議が整ったときは起案者が訂正する。協議が整わないときは、異議のある者が異議の要旨を記載した異議書(様式第9号)を添付して回議する。

(起案書の持回り)

第26条　総務課長の決裁を受けた文書は、原則として文書係において上司の決裁を受けるものとする。ただし、秘密を要するもの又は内容の説明を必要とする回議案については、主管課等の課長等又は起案者が自ら持ち回らなければならない。

(緊急処分)

第27条　緊急な事件で、正規の手続により起案する余裕のないときは、上司の指揮を受けて適宜処理することができる。ただし、この場合は処理後、直ちに正規の手続をしなければならない。

(発信を要する起案書)

第28条　決裁を受けた文書で発信を要するものは、速やかに第10条の定めるところにより文書処理件名簿に朱書にて記載しなければならない。

(収受文書の処理期限)

第29条　第16条の規定により配付を受けた文書は、原則としてその日のうちに事務担当者へ回付し、事務担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。

(未処理文書の追求)

第30条　課等の文書取扱者は、必要に応じ文書処理件名簿によって文書の処理状況を調査し、処理期限を経過した未処理文書があるときは、その処理について課長等に報告し、課長等は事務担当者に督促をしなければならない。

(決裁)

第31条　町長、副町長及び総務課長の決裁済み文書(以下「原議」という。)にあっては文書係において、決裁印(様式第10号)を押印するものとする。

(原議の処理)

第32条　文書係は、原議を総務課備付けの主管課等の文書棚に置くものとする。ただし、第18条に規定する議案に係る原議又は規則、告示及び要綱に係る原議は、文書係で保管しなければならない。

(既決箱等)

第33条　文書を処理するため決裁権者は、既決箱及び未決箱を備えなければならない。

(浄書)

第34条　浄書及び校合は、課等において行うものとする。ただし、特殊な文書及び浄書技術を要するもので、総務課長が文書係及び他へ委託して浄書することが適当と認めたものは、この限りでない。

(審査)

第35条　文書係長は、浄書に先立ち当該原議について決裁の有無、必要な合議の有無文書形式、用字用語の適否等を審査しなければならない。

(公印の押印)

第36条　発送する文書には、都農町公印取扱規程(昭和46年都農町規程第7号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、原議と割印しなければならない。ただし、軽易な文書及び庁用文書については、原議及び発送文書に公印及び割印を省略することができる。

(庁外文書の発送)

第37条　起案者は、庁外へ発送する文書のうち発議文書については、原議を文書取扱者へ回付し文書件名簿により発送番号の記入を受けなければならない。

(発送手続)

第38条　文書を発送しようとするときは、文書係において次により処理しなければならない。

(文書の発送時間)

第39条　文書の発送時間は、特に緊急を要する場合を除き午後3時とする。

(完結文書の保管と整理)

第40条　文書は、文書分類表(別表第2)により、分類番号別発生順に整理し、必要なときにすぐ取り出せるように保管しなければならない。

(未完結文書の整理と保管)

第41条　未完結文書は、一定の個所に整理して保管し常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(保管文書の閲覧)

第42条　主管課等の課長等にその旨申し出ることにより保管中の文書(以下「保管文書」という。)を閲覧することができる。

(文書の保管期間)

第43条　文書の保管期間は、文書の処理が完結した年の翌会計年度末までとする。

(文書の引継ぎ)

第44条　保管期間の終了した文書(以下「保存文書」という。)は、年度区分及び分類について点検し、総務課長に引き継がなければならない。ただし、1年保存の文書を除く。

第45条　文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年及び1年とする。

(文書保存期間の計算)

第46条　前条の保存期間の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年初めから起算する。

(保存文書の編集及び製本)

第47条　第43条の規定による保管期間を経過した文書のうち、前条に定める文書の保存期間により、なお保存を必要とする文書については、課等において次により整理編集して総務課長に引き継がなければならない。

(保存文書登録カードの作成)

第48条　文書取扱者は、前条第1項の規定により製本した保存文書について各冊ごとに保存文書登録カード(様式第16号)(以下「カード」という。)を作成しなければならない。ただし、会計の証拠書類等総務課長がその必要がないと認めたものはこの限りでない。

(文書の保存場所)

第49条　文書は、書庫に保存する。

(保存文書の貸出し)

第50条　主管課等は、文書係長にその旨申し出ることにより、保存文書の貸出しを受けることができる。

(保存文書の廃棄)

第51条　課長等は、文書(第44条の規定により総務課長に引き継がれた文書を除く。)が保存年限を経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。

第52条　総務課長は、第44条の規定により引き継がれた文書のうち、永年保存文書については、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに、あらためて保存の可否を決定する。

(廃棄の基準)

第53条　2以上の課等の所管に係る文書は、関係課等で協議の上最も関係の深い課等において文書の原本を保管又は保存するものとし、それ以外の課等は、当該文書の資料等について速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第54条　廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員の立会いのもとに焼却、溶融、裁断等の処置をとらなければならない。

(収納)

第55条　保管文書、課等において保存する保存文書、文書処理件名簿及びカードは、課等に設けられたファイリング・キャビネット又は所定の書庫に収納する。

(庁外持出しの禁止)

第56条　文書は、庁外に持出すことができない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ総務課長の許可を得たときは、この限りでない。

(帳票等の種類及び更新)

第57条　この規程により作成する帳票等は、次のとおりとし、帳票は、会計年度ごとに更新しなければならない。ただし、告示件名簿については、暦年ごとに更新するものとする。