○都農町議会文書編さん及び保存規程
昭和42年4月1日
議会規程第4号の1
(趣旨)
第1条 都農町議会の完結文書の編さん及び保存については、都農町議会事務局規程(昭和42年都農町議会規程第1号)で定めるもののほか、この規程に定めるところによる。
(編さんの基準)
第2条 完結文書は、おおむね1箇年ごとに次の区分により編さんしなければならない。
(1) 別表に定める文書編さん種別ごとに歴年により施行月日の順に編さんする。ただし、会計年度をもって整理すべき文書にあっては、その年度により編さんする。
(2) 事件が2年以上にわたるものにあっては、完結の年に属する文書に編さんする。
(3) 事件が数種目に関係があるものは、最も関係の深い種目に編さんし他にその旨を記載する。
(4) 編さん文書はおよそ10センチメートルを程度とし、それを超えるものは数冊とし表紙にその旨を記載する。
(5) 文書の件数の少ないものは、数年分を合わせて1冊とする。
(6) 編さん文書は、表紙(別記様式)をつけなければならない。
(保存)
第3条 編さん文書は、所定の書庫に保存しなければならない。ただし、台帳類は各係で保管することができる。
附則
この規程は、昭和42年4月1日から施行する。
附則(平成6年議会規程第1号)
この規程は、公表の日から施行する。
附則(令和元年議会規程第1号)
この規程は、公表の日から施行する。
別表(第2条関係)
文書編さん種別表
区分 | 保存年限 | 簿冊名 |
庶務係 | 永久 | 規程、規則台帳、公印台帳、備品台帳、共済会会員台帳、議員共済年金給付台帳、議員共済会会員資格喪失者台帳、議員その他人事に関する書類、表彰台帳、辞令簿、議員履歴台帳、歴代議長(副議長)名簿、歴代常任委員名簿、例規つづり、議会に関する重要先例集つづり |
10年 | 令達番号簿、議員共済会会員資格得喪関係書類、議長会関係書類 | |
5年 | 一般庶務関係書類、予算整理簿、特殊文書物品送付簿、議員共済関係書類、議員互助関係書類、報酬費用弁償請求処理関係書類、公印使用簿、議員章交付簿 | |
2年 | 文書収受簿、電報配布簿、親展文書配布簿、物品配布簿、特別文書物品送付簿、発送文書件名簿、出勤簿、請願届処理簿、消耗品受払簿送達簿、時間外勤務命令簿、庶務に関する書類、庶務案件 | |
議事係 | 永久 | 議決書、会議録、委員会審査報告、委員会記録 |
10年 | 請願陳情書整理簿、請願及び陳情受理つづり、議会資料、調査研究結果つづり、議会だよりつづり | |
5年 | 本会議に関する書類、委員会に関する書類、公聴会に関する書類、調査研究資料つづり | |
2年 | 議会において行う各種選挙の投票関係書類、議会出席簿、議決書謄本交付簿、会議録閲覧簿、傍聴証交付処理簿、傍聴許可申請処理簿、傍聴人受付票、委員会出席簿、発言通告書つづり、議事日程つづり、議事に関する書類、議事雑件 |
